L’email est un canal principal de communication pour la plupart des gens de nos jours. Ne pas l’utiliser de la bonne manière, peut cependant mener à l’effet opposé – une boîte email chargée et un vous, plus embêté. Je peux presque vous voir vous tirer les cheveux en raison de votre incapacité à faire face à une boîte aux lettres pleine qui menace de vous enterrer sous une avalanche de courriels entrants.

Voici les A FAIRE et à NE PAS FAIRE sur la façon d’utiliser votre messagerie pour devenir plus productif et enfin commencer à faire bouger les choses:

NE vérifiez pas trop souvent votre boîte mail (par exemple : toutes les heures)
C’est déconseillé, car cela pourrait avoir (et aura) un effet négatif sur la qualité de votre travail. Il n’y a vraiment aucune raison de vous distraire de ce que vous faites en vérifiant trop fréquemment votre email. La manière la plus simple pour booster votre productivité par le biais de l’email c’est de … juste l’oublier. Littéralement. Limitez vos vérifications d’emails à deux fois par jour (quand vous commencez à travailler et environ une heure avant la fin de la journée de travail) et portez votre attention sur des choses plus importantes dans l’intervalle.

Videz votre boîte de réception sur une base régulière
Il n’y a presque rien de plus embêtant et de plus déprimant qu’une boîte de réception pleine un lundi matin, vous ne trouvez pas ? Le fait de vider votre boîte de réception est une des étapes les plus intelligentes vers une meilleure gestion de la messagerie. Cela vous donne non-seulement un sentiment d’accomplissement, mais libère aussi l’espace dans votre boîte de réception et celui de votre esprit. Il existe de nombreux outils (selon le service de courriel que vous utilisez) qui peuvent vous aider à mieux organiser votre boîte aux lettres. Créer des dossiers, un drapeau, une étoile, un pense-bête…tout ce qui vous permettra de voir le signe que « votre boîte de réception est vide » est plus que la bienvenue !

Ne supposez pas que tous les emails sont tout aussi importants !
Priorisez, priorisez, priorisez… Vous et moi savons que certains courriels n’ont pas besoin de votre attention immédiate sans que n’ayez besoin de les ouvrir en priorité. Pourquoi le faites-vous alors ? N’avez-vous pas déjà assez de travail à faire ? Déplacez-les juste vers un dossier, oubliez-les ou même effacez-les.

Utilisez votre courriel de manière intelligente
Pensez aux meilleures façons d’incorporer des emails dans votre flux de travail. Par exemple, si vous voulez poser une question importante, envoyez juste au destinataire un email vide et intégrer votre question dans le champ objet (comme cela, c’est plus facilement lisible par celui qui recevra l’email sans qu’il/elle n’ait à l’ouvrir). Ou bien, créez un dossier différent dénommé « tâches à faire » et « envoyez-vous tous ces emails » au lieu de les garder dans votre boîte de réception, où tout ce qu’ils font c’est de rester dans la voie de véritables emails qui nécessitent une certaine attention. Trouvez simplement votre voie pour une meilleure gestion de messagerie par le biais d’essais et d’erreurs et veillez bien à ce que tout fonctionne au mieux pour vous!